Externe Terminbuchung über Calendly

Warum das zählt

Die integrierte Terminbuchung von Kit bucht Interviews ohne jegliches externe Tool. Wenn Ihr Team Interviews bereits über Calendly abwickelt — mit etablierten Ereignistypen, Routing und Erinnerungen — können Sie Kandidaten diese Ereignistypen stattdessen direkt aus ihrem Kit-Portal buchen lassen.

Calendly ist ergänzend und optional. Sie aktivieren es pro Live-Interview-Phase; die native Terminbuchung von Kit bleibt überall sonst die Voreinstellung und wird nie beeinträchtigt.

Voraussetzungen

Verbinden Sie Calendly als Calendly Organization Owner oder Admin — Organisations-Webhooks und Einmal-Buchungslinks sind auf diese Rollen beschränkt.

Die Echtzeit-Synchronisierung von Buchungen benötigt zusätzlich einen kostenpflichtigen Calendly-Tarif (Standard, Teams oder Enterprise), da sie auf Calendly-Webhooks angewiesen ist. Sie können auch mit einem kostenlosen oder Basic-Tarif autorisieren, und die Verbindung bleibt Verbunden — sie landet nicht in einem Fehlerzustand. Was fehlt, ist die automatische Webhook-Synchronisierung: Kit zeigt auf der Verbindungskarte den gelben Hinweis „Standard-Tarif erforderlich“ an, und Buchungen schalten das Kandidatenportal erst nach einem Upgrade von selbst auf „bestätigt“ um. Die Lösung besteht darin, Ihren Calendly-Tarif zu upgraden und die Verbindung erneut zu prüfen — nicht darin, neu zu verbinden (siehe den Abschnitt „Fehlerbehebung“ unten).

Sie verbinden Calendly einmal pro Kit-Konto, als Kit-Admin. Einzelne Interviewer stellen keine eigene Verbindung her.

Calendly verbinden

1. Navigieren Sie zu Integrationen > Calendly
2. Klicken Sie auf Calendly verbinden
3. Autorisieren Sie Kit im OAuth-Bildschirm von Calendly (Ereignistypen lesen, Einmal-Links erstellen, Buchungsbenachrichtigungen empfangen)
4. Sie kehren zu Kit zurück, wo Verbunden angezeigt wird

Kit registriert den Buchungs-Webhook automatisch — in Calendly muss nichts konfiguriert werden.

Calendly für eine Phase aktivieren

1. Öffnen Sie Stellenanzeige > Phasen und wählen Sie eine Live-Interview-Phase
2. Setzen Sie unter Interview-Einstellungen den Planungsanbieter auf Calendly
3. Wählen Sie im Feld Calendly-Ereignistyp einen Ihrer Ereignistypen
4. Speichern

Anbieter	Was Kandidaten tun
Kit-Verfügbarkeit (Voreinstellung)	Aus den offenen Zeitfenstern Ihres Teams im Kit-Portal wählen
Calendly	Den für die Phase ausgewählten Calendly-Ereignistyp buchen

Wenn Calendly nicht verbunden ist, fordert die Phase Sie auf, zunächst eine Verbindung herzustellen, bevor Sie einen Ereignistyp auswählen können. Das Umstellen einer Phase auf Calendly lässt andere Phasen unberührt.

Was der Kandidat sieht

In einer Calendly-aktivierten Phase erhält der Kandidat eine kurze Kit-Einführung und eine Schaltfläche Zeit auswählen, die einen Einmal-Calendly-Link in einem neuen Tab öffnet. Der Kandidat bucht wie gewohnt, und das Kit-Portal schaltet über den Webhook auf bestätigt um — selbst wenn er nie zum ursprünglichen Tab zurückkehrt. Es ist kein Calendly-Konto erforderlich.

Eine Calendly-Buchung wird zu einem regulären Kit-Interview, sodass sich Benachrichtigungen, der Bewerbungsverlauf, die Interviewerzuweisung und Kalendereinladungen genauso verhalten wie bei nativen Interviews.

Verschieben und Absagen

Bei Calendly-Interviews öffnet der Link Verschieben im Bestätigungsbildschirm die eigene Oberfläche von Calendly in einem neuen Tab — Calendly bleibt die maßgebliche Quelle. Kit empfängt den daraus resultierenden Webhook und aktualisiert das Interview an Ort und Stelle: Eine Verschiebung verlegt das bestehende Interview (kein Duplikat) und löst Benachrichtigungen für die neue Zeit aus. (Native Interviews werden stattdessen über die portalinterne Zeitfensterauswahl von Kit verschoben.)

Verbindung trennen

Navigieren Sie zu Integrationen > Calendly und klicken Sie auf Verbindung trennen. Dadurch wird der Calendly-Webhook abgebaut. Native Phasen werden nie beeinträchtigt. Calendly-Phasen können erst dann wieder neue Buchungslinks erzeugen, wenn Sie die Verbindung erneut herstellen.

Fehlerbehebung

Problem	Ursache	Lösung
Verbindung zeigt ein rotes Fehler-Badge	Das gespeicherte Token ist abgelaufen oder wurde widerrufen	Das Calendly-Konto neu verbinden
Karte zeigt den gelben Hinweis Standard-Tarif erforderlich (Badge weiterhin Verbunden)	Ihr Calendly-Tarif liegt unter Standard, daher sind Webhooks — und damit die Echtzeit-Synchronisierung von Buchungen — nicht verfügbar. Die Verbindung selbst ist in Ordnung.	Upgraden Sie Ihren Calendly-Tarif (Standard, Teams oder Enterprise) und klicken Sie dann auf Verbindung prüfen. Ein erneutes Verbinden hilft nicht — es ist eine Tarifgrenze, keine defekte Verbindung.
Die Schaltfläche zum Verbinden schlägt sofort fehl	Calendly OAuth ist in dieser Umgebung nicht konfiguriert	Support kontaktieren
Keine Ereignistypen beim Konfigurieren einer Phase	Calendly ist nicht verbunden, oder Sie haben keine Ereignistypen	Calendly verbinden; einen Ereignistyp in Calendly erstellen
Portal hat nicht auf „bestätigt“ umgeschaltet	Der Buchungs-Webhook hat Kit nicht erreicht — oft weil der Tarif Webhooks blockiert	Wenn die Karte den gelben Hinweis Standard-Tarif erforderlich anzeigt, upgraden Sie Ihren Tarif und klicken Sie auf Verbindung prüfen. Andernfalls prüfen, ob das Badge Verbunden anzeigt, und neu verbinden, um den Webhook erneut zu registrieren.
Kandidat sieht „Terminbuchung nicht verfügbar“	Der Einmal-Link konnte nicht erstellt werden	Verbindung prüfen und bei Bedarf neu verbinden

Auf einen Blick

• Der verbindende Nutzer ist ein Calendly Organization Owner/Admin mit kostenpflichtigem Tarif
• Calendly einmal unter Integrationen > Calendly verbinden
• In einer Live-Interview-Phase den Anbieter auf Calendly setzen und einen Ereignistyp auswählen
• Den Kandidatenablauf testen — bestätigen, dass das Portal nach der Buchung auf „bestätigt“ umschaltet