Planification externe avec Calendly

Pourquoi c’est important

La planification intégrée de Kit réserve les entretiens sans aucun outil externe. Si votre équipe organise déjà ses entretiens via Calendly — avec des types d’événements, du routage et des rappels établis — vous pouvez laisser les candidats réserver ces types d’événements depuis leur portail Kit.

Calendly est complémentaire et facultatif. Vous l’activez par étape d’entretien en direct ; la planification native de Kit reste la valeur par défaut partout ailleurs et n’est jamais affectée.

Prérequis

Connectez Calendly en tant que propriétaire (Owner) ou administrateur (Admin) d’une organisation Calendly — les webhooks d’organisation et les liens de planification à usage unique sont réservés à ces rôles.

La synchronisation des réservations en temps réel nécessite en plus un forfait Calendly payant (Standard, Teams ou Enterprise), car elle repose sur les webhooks Calendly. Vous pouvez tout de même autoriser la connexion avec un forfait gratuit ou Basic, et la connexion reste Connecté — elle ne bascule pas dans un état d’erreur. Ce que vous perdez, c’est la synchronisation automatique par webhook : Kit affiche sur la carte de connexion une invite orange « Forfait Standard requis », et les réservations ne feront plus passer d’elles-mêmes le portail du candidat à « confirmé » tant que vous n’aurez pas effectué la mise à niveau. La solution consiste à passer à un forfait Calendly supérieur puis à revérifier la connexion — et non à vous reconnecter (voir la section « Dépannage » ci-dessous).

Vous connectez Calendly une seule fois par compte Kit, en tant qu’administrateur Kit. Les intervieweurs n’ont pas à connecter leur propre compte.

Connecter Calendly

1. Allez dans Intégrations > Calendly
2. Cliquez sur Connecter Calendly
3. Autorisez Kit dans l’écran OAuth de Calendly (lire les types d’événements, créer des liens à usage unique, recevoir les notifications de réservation)
4. Vous revenez dans Kit avec l’état Connecté

Kit enregistre automatiquement le webhook de réservation — rien à configurer dans Calendly.

Activer Calendly sur une étape

1. Ouvrez Offre d’emploi > Étapes et sélectionnez une étape d’entretien en direct
2. Sous Paramètres de l’entretien, réglez Outil de planification sur Calendly
3. Choisissez l’un de vos types d’événements dans le champ Type d’événement Calendly
4. Enregistrez

Fournisseur	Ce que font les candidats
Disponibilités Kit (par défaut)	Choisir parmi les créneaux libres de votre équipe dans le portail Kit
Calendly	Réserver le type d’événement Calendly que vous avez sélectionné pour l’étape

Si Calendly n’est pas connecté, l’étape vous invite à le connecter avant de pouvoir choisir un type d’événement. Le passage d’une étape à Calendly laisse les autres étapes intactes.

Ce que voit le candidat

Sur une étape activée pour Calendly, le candidat reçoit une courte introduction Kit et un bouton Choisir un créneau qui ouvre un lien Calendly à usage unique dans un nouvel onglet. Il réserve normalement, et le portail Kit passe à confirmé via le webhook — même s’il ne revient jamais à l’onglet d’origine. Aucun compte Calendly requis.

Une réservation Calendly devient un entretien Kit classique : les notifications, la chronologie de la candidature, l’affectation des intervieweurs et les invitations de calendrier se comportent exactement comme pour les entretiens natifs.

Reprogrammer et annuler

Pour les entretiens Calendly, le lien Reprogrammer l’entretien de l’écran de confirmation ouvre l’interface de Calendly elle-même dans un nouvel onglet — Calendly reste la source de vérité. Kit écoute le webhook qui en résulte et met à jour l’entretien directement : une reprogrammation déplace l’entretien existant (sans doublon) et déclenche des notifications pour le nouvel horaire. (Les entretiens natifs se reprogramment plutôt via le sélecteur de créneaux intégré au portail de Kit.)

Se déconnecter

Allez dans Intégrations > Calendly et cliquez sur Déconnecter. Cela démantèle le webhook Calendly. Les étapes natives ne sont jamais affectées. Les étapes Calendly ne peuvent plus générer de nouveaux liens de réservation tant que vous ne vous reconnectez pas.

Dépannage

Problème	Cause	Solution
La connexion affiche un badge erreur rouge	Le jeton stocké a expiré ou a été révoqué	Reconnectez le compte Calendly
La carte affiche une invite orange Forfait Standard requis (le badge reste Connecté)	Votre forfait Calendly est inférieur à Standard : les webhooks — et donc la synchronisation des réservations en temps réel — ne sont pas disponibles. La connexion elle-même fonctionne.	Passez à un forfait Calendly supérieur (Standard, Teams ou Enterprise), puis cliquez sur Vérifier la connexion. Se reconnecter n’y changera rien — c’est une limite de forfait, pas une connexion défaillante.
Le bouton de connexion échoue immédiatement	OAuth Calendly n’est pas configuré sur cet environnement	Contactez le support
Aucun type d’événement lors de la configuration d’une étape	Calendly n’est pas connecté, ou vous n’avez aucun type d’événement	Connectez Calendly ; créez un type d’événement dans Calendly
Le portail n’est pas passé à confirmé	Le webhook de réservation n’a pas atteint Kit — souvent parce que le forfait bloque les webhooks	Si la carte affiche l’invite orange Forfait Standard requis, passez à un forfait supérieur et cliquez sur Vérifier la connexion. Sinon, vérifiez que le badge affiche Connecté et reconnectez-vous pour ré-enregistrer le webhook.
Le candidat voit « La planification est temporairement indisponible »	Le lien à usage unique n’a pas pu être créé	Vérifiez la connexion et reconnectez-vous si nécessaire

Checklist rapide

• L’utilisateur qui se connecte est Owner/Admin d’une organisation Calendly sur un forfait payant
• Connectez Calendly une seule fois dans Intégrations > Calendly
• Sur une étape d’entretien en direct, réglez le fournisseur sur Calendly et choisissez un type d’événement
• Testez le parcours candidat — vérifiez que le portail passe à « confirmé » après la réservation