Paiements aux candidats

Pourquoi c’est important

Rémunérer les candidats pour le travail accompli — exercices à réaliser chez soi, envois de portfolio, questionnaires — témoigne du respect de leur temps. Les étapes rémunérées améliorent les taux de réalisation et attirent des candidats de meilleur niveau. Le système de paiement gère l’ensemble du cycle de vie : configuration, demandes des candidats, traitement par l’équipe et rappels automatisés.

Activer les paiements sur une étape

Les paiements s’appliquent aux types d’étape où le candidat soumet un livrable — questionnaires, envois de portfolio, exercices de code et réponses vidéo. Les types d’étape sans étape de soumission (évaluation de l’équipe, entretien, vérification des références, offre) ne peuvent pas proposer de paiement. Ouvrez le panneau de configuration de l’étape et activez l’option Cette tâche est rémunérée. Une fois l’option activée, deux champs apparaissent :

Champ	Description
Montant	Le montant du paiement (ex. 500.00)
Devise	USD, EUR, GBP ou PLN

Le paiement est créé automatiquement lorsque le candidat soumet le livrable de l’étape — et non lorsqu’il atteint l’étape pour la première fois. Aucune action manuelle n’est requise — une fois la soumission effectuée, le candidat reçoit une notification par e-mail et voit une invite dans son portail candidat.

Vous pouvez activer les paiements sur plusieurs étapes d’un même pipeline. Chaque étape suit ses paiements de manière indépendante.

Paramètres de paiement de l’entreprise

Avant que les candidats puissent soumettre des factures, renseignez les informations de votre entreprise dans Paramètres de recrutement > Paiements et facturation. Ces informations sont présentées aux candidats qui choisissent la méthode de paiement Facture.

Champ	Description
Nom de l’entreprise	Votre raison sociale
Adresse de l’entreprise	Adresse de facturation (sur plusieurs lignes)
Numéro fiscal	Numéro de TVA ou d’identification fiscale
E-mail d’envoi des factures	Adresse à laquelle les candidats doivent envoyer leurs factures
Instructions de paiement	Notes complémentaires (ex. exigences de numéro de bon de commande, conditions de paiement)

Si ces champs sont vides, les candidats qui choisissent Facture verront un message générique. Renseignez-les avant d’activer les paiements.

Traitement facultatif par l’équipe financière

Kit peut envoyer par e-mail une demande de paiement sécurisée aux personnes chargées des versements aux candidats. Elles n’ont ainsi besoin ni d’un compte Kit ni d’un tableau de bord supplémentaire. Dans Paramètres de recrutement > Paiements et facturation, saisissez une Adresse e-mail de l’équipe financière, puis validez-la depuis l’e-mail envoyé par Kit.

Les deux adresses n’ont pas le même rôle :

• L’E-mail d’envoi des factures est présenté aux candidats et reçoit leurs factures.
• L’Adresse e-mail de l’équipe financière reste privée. Si elle est déjà validée lorsque le candidat transmet des informations complètes pour une facture, PayPal ou un don, elle reçoit un lien d’action sécurisé pour ce paiement.

Il peut s’agir de la même boîte partagée, mais Kit conserve deux réglages distincts pour répartir librement les responsabilités entre le recrutement et la finance. Si vous laissez l’adresse e-mail de l’équipe financière vide, le traitement manuel décrit ci-dessous reste inchangé.

Sur la page d’un paiement, Envoyer à l’équipe financière lance l’envoi lorsqu’un paiement prêt n’est pas parti automatiquement. En cas d’échec, choisissez Réessayer l’envoi. Si l’équipe financière a déjà reçu la demande, Renvoyer la remplace par une nouvelle. Chaque nouvel envoi utilise l’adresse e-mail vérifiée à cet instant, crée une tentative distincte dans l’historique et désactive le lien sécurisé précédent. Vérifiez d’abord auprès de l’équipe financière si le paiement est peut-être déjà en cours.

L’e-mail de demande indique le montant, le mode de paiement masqué et une référence stable. Les informations complètes sur le paiement ou le don restent protégées par le lien sécurisé. La première page est volontairement masquée pour empêcher les outils d’analyse automatique des e-mails de récupérer les informations transmises par le candidat ; la personne chargée du versement doit choisir de les afficher dans son navigateur. Le lien lui permet d’enregistrer la référence de la transaction ou du don et son nom. Pour un don, elle peut aussi ajouter un reçu facultatif. Le lien ne la connecte pas à Kit, et Kit n’effectue aucun transfert d’argent.

Comment les candidats réclament leur paiement

Une fois qu’un candidat a soumis le livrable d’une étape rémunérée, il voit une bannière dans son portail candidat avec un bouton Soumettre les informations de paiement. Il choisit alors l’une des trois méthodes suivantes :

Facture

Le candidat fournit ses coordonnées bancaires :

• Nom du bénéficiaire et entreprise
• IBAN et code BIC/SWIFT
• Numéro de TVA (facultatif)
• Adresse de facturation

Les informations de votre entreprise (nom, adresse, numéro fiscal, adresse d’envoi des factures, instructions de paiement) sont affichées pour que le candidat puisse les reporter sur sa facture. Les coordonnées de paiement transmises pour la facture et PayPal sont chiffrées au repos.

PayPal

Le candidat fournit son adresse e-mail PayPal. Votre équipe lui envoie le paiement directement via PayPal.

Don à une ONG

Au lieu de recevoir le paiement, le candidat peut demander à votre entreprise de reverser le montant à une organisation non gouvernementale. Il fournit :

• Le nom de l’ONG
• L’URL du site web de l’ONG

Le candidat indique l’organisme et son site web ; Kit ne vérifie ni l’un ni l’autre. L’équipe financière doit vérifier par ses propres moyens l’organisme et les instructions avant de transférer des fonds.

Une fois que le candidat a transmis toutes ses coordonnées, le paiement passe à Prêt à payer et votre équipe de recrutement est avertie par e-mail et par notification dans l’application. Si une boîte de réception vérifiée est configurée pour l’équipe financière, Kit crée une tentative traçable et lui envoie automatiquement la demande pour les factures, PayPal et les dons.

Traitement des paiements

Rendez-vous sur Recrutement > Paiements pour consulter le tableau de bord des paiements. Il se divise en deux sections :

À traiter

Les paiements qui nécessitent votre attention sont regroupés selon l’intervenant chargé de l’étape suivante : en attente du candidat, prêts pour un traitement manuel, en cours d’envoi à l’équipe financière, pris en charge par celle-ci après l’acceptation de l’envoi ou à vérifier après l’échec des tentatives de livraison.

Pour chaque paiement, vous pouvez consulter les informations de paiement soumises par le candidat et agir :

• Envoyer à l’équipe financière — Envoyez tout paiement prêt, y compris un don, à l’adresse e-mail vérifiée à cet instant. Vous pouvez réessayer après un échec ou remplacer une demande déjà livrée par un nouveau lien sécurisé.
• Marquer payé — Pour les paiements par facture et PayPal. Saisissez une référence de paiement (ex. identifiant de virement, numéro de transaction PayPal) ainsi que des notes facultatives. Le candidat reçoit un e-mail de confirmation contenant la référence.
• Confirmer le don — Traitement manuel de secours pour les dons. Saisissez une référence du don, ajoutez éventuellement un reçu PDF, PNG ou JPG de 10 Mo maximum, ainsi que des notes facultatives. Le candidat reçoit un e-mail de confirmation mentionnant l’ONG.

L’équipe financière peut enregistrer un paiement ou un don depuis son lien sécurisé. Pour un don, la référence est obligatoire ; le reçu reste facultatif, car certains organismes ne fournissent qu’un numéro ou un e-mail de confirmation. Kit consigne chaque demande mise en file d’attente, chaque envoi accepté, chaque consultation volontaire du lien et chaque finalisation dans l’historique d’activité du paiement. Cet historique conserve aussi l’adresse qui était destinataire au moment de l’envoi et les informations d’attribution fournies par l’intervenant externe. Le nom saisi correspond uniquement à la déclaration de la personne qui dispose du lien ; il ne vaut pas vérification d’identité.

Terminés

Les paiements qui ont été traités. Affiche la date du paiement ou du don, la personne qui l’a traité, la référence du paiement ou du don, l’éventuel reçu ajouté, ainsi que les notes.

Rappels automatisés

Une tâche de fond quotidienne (exécutée à 9 h 00) recherche les paiements au statut Prêt à payer qui doivent faire l’objet d’un rappel. Le premier rappel est envoyé dès la prochaine exécution de 9 h 00 suivant la soumission des informations par le candidat — il n’y a aucun délai d’attente pour cette première relance. Ensuite, la tâche n’envoie un rappel de suivi que si au moins 3 jours se sont écoulés depuis le précédent : votre équipe est donc relancée environ tous les 3 jours jusqu’au traitement du paiement. Le nombre de rappels est suivi par paiement — votre équipe peut ainsi voir combien de fois elle a été relancée au sujet d’un paiement donné.

Les rappels ne se déclenchent que pour les paiements dont le candidat a déjà transmis ses informations et qui n’ont pas encore été pris en charge par l’équipe financière. Les paiements qui attendent encore le candidat ou qui font l’objet d’une demande financière active ne déclenchent aucun rappel à l’équipe de recrutement. Si la livraison échoue après les nouvelles tentatives automatiques, le paiement revient à l’attention de votre équipe et les rappels reprennent ; vous pouvez renvoyer la demande ou enregistrer le paiement manuellement.

Statuts de paiement

Statut	Signification
En attente du candidat	Paiement créé, en attente de la transmission des coordonnées de paiement par le candidat
Prêt à payer	Le candidat a transmis ses coordonnées et aucune boîte de réception vérifiée de l’équipe financière ne le prend en charge
Envoi à la finance	Kit a mis la demande de paiement sécurisée en file d’attente, mais sa livraison n’a pas encore été acceptée
En traitement par la finance	Une demande de paiement sécurisée a été acceptée pour envoi à la boîte de réception configurée de l’équipe financière
Vérification requise	La livraison a échoué après les nouvelles tentatives automatiques ; renvoyez la demande ou utilisez le traitement manuel
Payé	L’équipe a marqué le paiement comme effectué (facture ou PayPal)
Donné	L’équipe a confirmé le don caritatif

Aide-mémoire

1. Renseignez dans les Paramètres de recrutement les coordonnées de l’entreprise présentées aux candidats
2. Facultatif : ajoutez et vérifiez une boîte de réception distincte pour l’équipe financière
3. Activez le paiement sur la ou les étapes souhaitées — définissez le montant et la devise
4. Publiez l’offre d’emploi et laissez les candidats postuler
5. Lorsque les candidats soumettent le livrable d’une étape rémunérée, ils sont invités à transmettre leurs coordonnées de paiement
6. Surveillez le tableau de bord des paiements et les historiques d’activité
7. Envoyez ou renvoyez les demandes depuis la page du paiement ; chaque remplacement désactive le lien précédent
8. Laissez l’équipe financière enregistrer les paiements et les dons depuis les liens sécurisés, ou utilisez le traitement manuel de secours
9. Pour un don, vérifiez par vos propres moyens l’organisme indiqué par le candidat et enregistrez une référence