Wypłaty dla kandydatów

Dlaczego to ważne

Wynagradzanie kandydatów za wykonaną pracę — zadania domowe, zgłoszenia portfolio, kwestionariusze — to wyraz szacunku dla ich czasu. Płatne etapy zwiększają wskaźnik ukończenia i przyciągają mocniejszych kandydatów. System wypłat obsługuje cały cykl: konfigurację, zgłoszenia kandydatów, przetwarzanie przez zespół i automatyczne przypomnienia.

Włączanie wypłat na etapie

Wypłaty dotyczą typów etapu, na których kandydat przesyła swoją pracę — kwestionariuszy, zgłoszeń portfolio, zadań programistycznych i nagrań wideo. Typy etapu bez kroku przesyłania (ocena zespołu, rozmowa kwalifikacyjna, weryfikacja referencji, oferta) nie mogą oferować wypłaty. Otwórz panel konfiguracji etapu i włącz opcję To jest płatne zadanie. Po włączeniu pojawiają się dwa pola:

Pole	Opis
Kwota płatności	Kwota wypłaty (np. 500.00)
Waluta	Jedna z walut: USD, EUR, GBP lub PLN

Wypłata jest tworzona automatycznie, gdy kandydat prześle swoją pracę na danym etapie — a nie w chwili, gdy do niego dotrze. Nie ma żadnego ręcznego kroku — gdy zgłoszenie zostanie przesłane, kandydat otrzymuje powiadomienie e-mail i widzi komunikat w swoim portalu kandydata.

Wypłaty można włączyć na wielu etapach w tym samym pipelinie. Każdy etap śledzi swoje wypłaty niezależnie.

Dane firmy do wypłat

Zanim kandydaci będą mogli przesłać faktury, skonfiguruj dane firmy w sekcji Ustawienia rekrutacji > Wypłaty i fakturowanie. Dane te są wyświetlane kandydatom, którzy wybiorą metodę płatności Faktura.

Pole	Opis
Nazwa firmy	Nazwa prawna podmiotu
Adres firmy	Adres do fakturowania (wieloliniowy)
NIP / Numer VAT	Numer NIP lub identyfikator podatkowy
E-mail do przesyłania faktur	Adres e-mail, na który kandydaci mają wysyłać faktury
Instrukcje płatności	Dodatkowe uwagi (np. wymóg numeru zamówienia, warunki płatności)

Jeśli te pola są puste, kandydaci wybierający opcję Faktura zobaczą ogólny komunikat. Wypełnij je przed włączeniem wypłat.

Opcjonalne przekazanie do działu finansowego

Hiring może wysłać bezpieczne zlecenie płatności osobom obsługującym wypłaty dla kandydatów. Nie potrzebują one konta w Kit ani dostępu do kolejnego panelu. W sekcji Ustawienia rekrutacji > Wypłaty i fakturowanie wprowadź adres Skrzynki działu finansowego i potwierdź go z poziomu wiadomości wysłanej przez Kit.

Oba adresy pełnią inne funkcje:

• E-mail do przesyłania faktur jest widoczny dla kandydatów i służy do odbierania ich faktur.
• Skrzynka działu finansowego jest prywatna. Jeśli jest już zweryfikowana, gdy kandydat przesyła kompletne dane do faktury, PayPal lub darowizny, otrzymuje bezpieczny link do obsługi tej wypłaty.

Może to być ta sama współdzielona skrzynka, ale Kit przechowuje adresy oddzielnie, aby zadania zespołu rekrutacyjnego i finansowego mogły trafiać do różnych osób. Pozostawienie skrzynki działu finansowego pustej zachowuje opisany niżej ręczny proces.

Na stronie szczegółów wypłaty przycisk Wyślij do działu finansowego rozpoczyna wysyłkę, jeśli gotowe zlecenie nie zostało wysłane automatycznie. Po błędzie dostarczenia wybierz Spróbuj wysłać ponownie. Jeśli dział finansowy ma już zlecenie, Wyślij ponownie zastępuje je nowym. Każda ponowna wysyłka trafia do aktualnie zweryfikowanej skrzynki, tworzy oddzielną próbę w historii i wyłącza poprzedni bezpieczny link. Najpierw potwierdź z działem finansowym, czy płatność nie jest już realizowana.

Wiadomość zawiera kwotę, zamaskowaną metodę płatności i stały numer referencyjny. Pełne dane płatności lub darowizny pozostają za bezpiecznym linkiem. Pierwsza strona celowo pokazuje tylko zamaskowane informacje, aby automatyczne skanery poczty nie mogły pobrać danych przesłanych przez kandydata. Dział finansowy musi świadomie wybrać ich ujawnienie w przeglądarce. Osoba posiadająca link może zapisać numer transakcji lub darowizny oraz swoje imię i nazwisko. Przy darowiźnie może też opcjonalnie przesłać potwierdzenie. Link nie loguje jej do Kit, a Kit nie przekazuje pieniędzy.

Jak kandydaci zgłaszają płatność

Gdy kandydat prześle swoją pracę na płatnym etapie, w portalu kandydata wyświetla się baner z przyciskiem Prześlij dane płatności. Kandydat wybiera jedną z trzech metod:

Faktura

Kandydat podaje dane do przelewu bankowego:

• Imię i nazwisko odbiorcy oraz nazwa firmy
• Numer IBAN i kod BIC/SWIFT
• Numer VAT (opcjonalnie)
• Adres rozliczeniowy

Dane firmy (nazwa, adres, NIP, adres e-mail do przesyłania faktur, instrukcje płatności) są wyświetlane, aby kandydat mógł je umieścić na fakturze. Przesłane dane do płatności fakturą i przez PayPal są szyfrowane w bazie danych.

PayPal

Kandydat podaje swój adres e-mail PayPal. Zespół wysyła płatność bezpośrednio przez PayPal.

Darowizna na rzecz organizacji pozarządowej

Zamiast otrzymać płatność, kandydat może poprosić firmę o przekazanie kwoty na rzecz organizacji pozarządowej. Podaje wtedy:

• Nazwę organizacji pozarządowej
• Adres URL strony internetowej organizacji

Kandydat wskazuje organizację i jej stronę internetową; Kit nie sprawdza żadnej z tych informacji. Dział finansowy powinien niezależnie zweryfikować organizację i instrukcje, zanim przekaże pieniądze.

Po przesłaniu kompletnych danych wypłata jest gotowa do realizacji, a zespół rekrutacyjny otrzymuje powiadomienie e-mailem oraz w aplikacji. Jeśli skonfigurowano potwierdzoną skrzynkę działu finansowego, Kit tworzy rejestrowaną próbę i automatycznie wysyła zlecenie dla faktur, PayPal oraz darowizn.

Przetwarzanie wypłat

Otwórz sekcję Rekrutacja > Wypłaty, aby zobaczyć panel wypłat. Jest on podzielony na dwie części:

Wymaga działania

Wypłaty wymagające uwagi są pogrupowane według osoby lub zespołu odpowiedzialnego za kolejny krok: oczekujące na kandydata, gotowe do ręcznej realizacji albo obsługiwane przez dział finansowy. Widoczny jest też etap wysyłania bezpiecznego zlecenia, przyjęcie go do dostarczenia oraz błąd wymagający uwagi po wyczerpaniu ponownych prób.

Dla każdej wypłaty można wyświetlić dane płatności przesłane przez kandydata i podjąć działanie:

• Wyślij do działu finansowego: wyślij każdą gotową wypłatę, w tym darowiznę, do aktualnie zweryfikowanej skrzynki. Nieudaną wysyłkę można ponowić, a dostarczone zlecenie zastąpić nowym bezpiecznym linkiem.
• Oznacz jako zapłacone — dla wypłat typu Faktura i PayPal. Wprowadź numer referencyjny płatności (np. identyfikator przelewu, numer transakcji PayPal) oraz opcjonalne uwagi. Kandydat otrzymuje e-mail z potwierdzeniem zawierający ten numer referencyjny.
• Potwierdź darowiznę — ręczna obsługa awaryjna dla wypłat w formie darowizny. Wpisz numer referencyjny darowizny, opcjonalnie prześlij potwierdzenie w formacie PDF, PNG lub JPG o rozmiarze do 10 MB i dodaj uwagi. Kandydat otrzymuje e-mail z potwierdzeniem wskazujący nazwę organizacji.

Dział finansowy może zarejestrować płatność lub darowiznę za pomocą bezpiecznego linku. Darowizna wymaga numeru referencyjnego; potwierdzenie jest opcjonalne, bo niektóre organizacje podają tylko numer lub wysyłają e-mail. Kit zapisuje w historii aktywności wypłaty każde zakolejkowane zlecenie, przyjętą wysyłkę, świadome ujawnienie danych oraz ukończenie. Historia obejmuje adres odbiorcy użyty w danym momencie i informacje podane przez osobę zewnętrzną. Wpisane imię i nazwisko dokumentuje deklarację osoby posiadającej link, ale nie stanowi potwierdzenia jej tożsamości.

Ukończone

Wypłaty, które zostały przetworzone. Wyświetlana jest data płatności lub darowizny, osoba przetwarzająca, numer referencyjny płatności lub darowizny, ewentualne przesłane potwierdzenie oraz uwagi.

Automatyczne przypomnienia

Codzienne zadanie w tle (uruchamiane o 9:00) sprawdza wypłaty ze statusem Gotowe do zapłaty, dla których należy wysłać przypomnienie. Pierwsze przypomnienie jest wysyłane przy najbliższym uruchomieniu o 9:00 po tym, jak kandydat prześle swoje dane — przy pierwszym ponagleniu nie ma okresu oczekiwania. Później zadanie wysyła kolejne przypomnienie tylko wtedy, gdy od poprzedniego minęły co najmniej 3 dni, więc zespół jest ponaglany mniej więcej co 3 dni, dopóki wypłata nie zostanie przetworzona. Liczba przypomnień jest śledzona dla każdej wypłaty z osobna — dzięki temu zespół widzi, ile razy otrzymał ponaglenie w sprawie danej płatności.

Przypomnienia są wysyłane wyłącznie dla wypłat, w których kandydat już przesłał swoje dane i których nie przejął jeszcze dział finansowy. Wypłaty nadal oczekujące na kandydata ani wypłaty z aktywnym zleceniem dla działu finansowego nie generują przypomnień dla zespołu rekrutacyjnego. Jeśli dostarczenie ostatecznie nie powiedzie się mimo automatycznych ponownych prób, wypłata ponownie wymaga uwagi zespołu i przypomnienia zostają wznowione; zlecenie można wysłać ponownie albo zarejestrować płatność ręcznie.

Statusy wypłat

Status	Znaczenie
Oczekiwanie na kandydata	Wypłata została utworzona i czeka na przesłanie danych płatności przez kandydata
Gotowe do zapłaty	Kandydat przesłał dane; wypłaty nie obsługuje potwierdzona skrzynka działu finansowego
Wysyłanie do działu finansowego	Kit umieścił bezpieczne zlecenie płatności w kolejce, ale nie zostało ono jeszcze przyjęte do dostarczenia
W dziale finansowym	Bezpieczne zlecenie płatności zostało przyjęte do wysłania na skonfigurowaną skrzynkę działu finansowego
Wymaga uwagi	Dostarczenie nie powiodło się mimo automatycznych ponownych prób; wyślij zlecenie ponownie albo użyj ręcznej obsługi awaryjnej
Zapłacone	Zespół oznaczył wypłatę jako zapłaconą (Faktura lub PayPal)
Przekazano darowiznę	Zespół potwierdził darowiznę na cele charytatywne

W skrócie

1. Wypełnij dane firmy do wypłat w ustawieniach rekrutacji
2. Opcjonalnie dodaj i potwierdź oddzielną skrzynkę działu finansowego
3. Włącz wypłatę na wybranych etapach i ustaw kwotę oraz walutę
4. Opublikuj ogłoszenie o pracę i zacznij przyjmować zgłoszenia
5. Po przesłaniu pracy na płatnym etapie kandydat otrzyma prośbę o podanie danych płatności
6. Monitoruj panel wypłat i historie aktywności
7. Wysyłaj lub ponawiaj zlecenia na stronie wypłaty; każde zastąpienie wyłącza poprzedni link
8. Pozwól działowi finansowemu rejestrować płatności i darowizny z bezpiecznych linków lub skorzystaj z ręcznej obsługi awaryjnej
9. Przy darowiźnie niezależnie sprawdź organizację wskazaną przez kandydata i zapisz numer referencyjny