Pagos a candidatos

Por qué es importante

Pagar a los candidatos por completar tareas —ejercicios para hacer en casa, envíos de portafolio, cuestionarios— demuestra respeto por su tiempo. Las etapas remuneradas mejoran las tasas de finalización y atraen a candidatos más sólidos. El sistema de pagos gestiona todo el ciclo de vida: configuración, solicitudes de los candidatos, procesamiento por parte del equipo y recordatorios automáticos.

Activar pagos en una etapa

Los pagos se aplican a los tipos de etapa en los que el candidato presenta una entrega: cuestionarios, envíos de portafolio, ejercicios de código y presentaciones en vídeo. Los tipos de etapa sin paso de envío (evaluación del equipo, entrevista, verificación de referencias, oferta) no pueden ofrecer pago. Abre el panel de configuración de la etapa y activa Activar pago. Al activarlo, aparecen dos campos:

Campo	Descripción
Importe	El importe del pago (p. ej. 500.00)
Moneda	Una de estas: USD, EUR, GBP o PLN

El pago se crea automáticamente cuando el candidato presenta la entrega de la etapa, no cuando llega a ella por primera vez. No hay ningún paso manual: una vez recibida la entrega, el candidato recibe una notificación por correo electrónico y ve un aviso en su portal del candidato.

Puedes activar pagos en varias etapas dentro del mismo pipeline. Cada etapa gestiona sus pagos de forma independiente.

Configuración de datos de la empresa para pagos

Antes de que los candidatos puedan enviar facturas, configura los datos de tu empresa en Configuración de contratación > Datos de la empresa para pagos. Estos datos se muestran a los candidatos que seleccionen el método de pago por factura.

Campo	Descripción
Nombre de la empresa	El nombre legal de tu entidad
Dirección de la empresa	Dirección de facturación (varias líneas)
Identificación fiscal	Número de identificación fiscal o de IVA
Correo para el envío de facturas	Dirección a la que los candidatos deben enviar las facturas
Instrucciones de pago	Notas adicionales (p. ej., requisitos de número de orden de compra, condiciones de pago)

Si estos campos están vacíos, los candidatos que seleccionen factura verán un mensaje genérico. Complétalos antes de activar los pagos.

Derivación opcional a finanzas

Kit puede enviar por correo una solicitud de pago segura a quienes tramitan los pagos a candidatos. Así no necesitan una cuenta de Kit ni otro panel. En Configuración de contratación > Pagos y facturación, escribe un Buzón de pagos de finanzas y verifícalo desde el mensaje que envía Kit.

Las dos direcciones cumplen funciones distintas:

• El Correo para el envío de facturas se muestra a los candidatos y recibe sus facturas.
• El Buzón de pagos de finanzas es privado. Si ya está verificado cuando el candidato envía datos completos de factura, PayPal o donación, recibe un enlace de acción seguro para ese pago.

Pueden ser el mismo buzón compartido, pero Kit los mantiene separados para que contratación y finanzas asuman sus tareas de forma independiente. Si dejas en blanco el buzón de finanzas, se conserva el flujo manual que se explica más abajo.

En la página de detalles del pago, Enviar a finanzas inicia el envío si un pago listo no salió automáticamente. Si falla la entrega, elige Volver a intentar el envío. Si finanzas ya tiene la solicitud, Enviar de nuevo la sustituye por otra. Cada reintento o sustitución se dirige al buzón de finanzas verificado en ese momento, crea un intento independiente en el historial y desactiva el enlace seguro anterior. Confirma primero con finanzas si es posible que el pago ya esté en curso.

El correo de solicitud incluye el importe, el método de pago oculto en parte y una referencia estable. Los datos completos del pago o la donación permanecen protegidos por el enlace seguro. La primera pantalla también los oculta a propósito para que los escáneres automáticos de correo no recopilen la información enviada por la persona candidata; el equipo financiero debe decidir mostrarla en ese navegador. Quien tenga el enlace puede registrar la referencia de la transacción o la donación y su nombre. Para las donaciones también puede subir un recibo opcional. El enlace no inicia sesión en Kit y Kit no mueve el dinero.

Cómo solicitan el pago los candidatos

Una vez que un candidato presenta la entrega de una etapa remunerada, ve un banner en su portal del candidato con un botón Enviar datos de pago. Puede elegir entre tres métodos:

Factura

El candidato proporciona los datos para transferencia bancaria:

• Nombre del destinatario y empresa
• Código IBAN y BIC/SWIFT
• Número de IVA (opcional)
• Dirección de facturación

Los datos de tu empresa (nombre, dirección, identificación fiscal, correo de facturación, instrucciones de pago) se muestran para que el candidato pueda incluirlos como referencia en su factura. Los datos de pago enviados para la factura y PayPal se cifran en reposo.

PayPal

El candidato proporciona su dirección de correo electrónico de PayPal. Tu equipo envía el pago directamente a través de PayPal.

Donar a una ONG

En lugar de recibir el pago, el candidato puede solicitar que tu empresa done el importe a una organización no gubernamental. Para ello proporciona:

• Nombre de la ONG
• URL del sitio web de la ONG

La persona candidata indica la organización y su sitio web; Kit no verifica ninguno de los dos. Finanzas debe verificar por su cuenta la organización y las instrucciones antes de enviar dinero.

Cuando el candidato envía todos los datos necesarios, el pago queda listo y tu equipo de contratación recibe una notificación por correo y dentro de la aplicación. Si has configurado y verificado un buzón de finanzas, Kit crea un intento auditable y envía automáticamente la solicitud para los pagos por factura, PayPal y donación.

Procesamiento de pagos

Navega a Contratación > Pagos para ver el panel de pagos. Está dividido en dos secciones:

Pendientes de acción

Los pagos que requieren atención se agrupan según quién deba dar el siguiente paso: el candidato, tu equipo para un pago manual o finanzas. También puedes ver si Kit está enviando la solicitud segura, si se aceptó para entrega o si requiere atención tras fallar los reintentos.

Para cada pago, puedes consultar los datos enviados por el candidato y tomar una acción:

• Enviar a finanzas — Envía cualquier pago listo, incluidas las donaciones, al buzón de finanzas verificado en ese momento. Puedes reintentar una solicitud fallida o sustituir una ya entregada por un enlace seguro nuevo.
• Marcar como pagado — Para pagos por factura y PayPal. Introduce una referencia de pago (p. ej., identificador de transferencia bancaria, número de transacción de PayPal) y notas opcionales. El candidato recibe un correo de confirmación con la referencia.
• Confirmar donación — Flujo manual alternativo para las donaciones. Introduce una referencia de la donación, sube si quieres un recibo PDF, PNG o JPG de hasta 10 MB y añade notas opcionales. El candidato recibe un correo de confirmación que menciona la ONG.

El equipo financiero puede registrar un pago o una donación desde su enlace seguro. Para completar una donación es obligatorio indicar una referencia; el recibo es opcional, porque algunas organizaciones solo facilitan un número o un correo de confirmación. Kit registra en la cronología de actividad del pago cada solicitud en cola, envío aceptado, acceso deliberado al enlace y finalización, junto con el destinatario histórico y los datos de atribución indicados desde fuera de Kit. El nombre escrito refleja lo que declaró quien tenía el enlace; no verifica su identidad.

Completados

Pagos que han sido procesados. Muestra la fecha de pago o donación, quién lo procesó, la referencia del pago o la donación, cualquier recibo subido y las notas.

Recordatorios automáticos

Una tarea en segundo plano que se ejecuta diariamente (a las 9:00 AM) busca pagos en estado Listo para pagar que deban recibir un recordatorio. El primer recordatorio se envía en la siguiente ejecución de las 9:00 AM justo después de que el candidato envíe sus datos: no hay periodo de espera para el primer aviso. A partir de ahí, la tarea solo envía un recordatorio de seguimiento si han pasado al menos 3 días desde el último, de modo que tu equipo recibe un aviso aproximadamente cada 3 días hasta que se procesa el pago. El número de recordatorios se registra por cada pago, así que tu equipo puede ver cuántas veces se le ha avisado sobre un pago en particular.

Los recordatorios solo se activan para pagos en los que el candidato ya ha enviado sus datos y que el equipo financiero aún no ha asumido. Los pagos que siguen esperando al candidato o que tienen una solicitud financiera activa no generan recordatorios para el equipo de contratación. Si la entrega termina fallando tras los reintentos automáticos, el pago vuelve a requerir la atención de tu equipo y se reanudan los recordatorios; puedes volver a enviar la solicitud o registrar el pago manualmente.

Estados de pago

Estado	Significado
En espera del candidato	Pago creado, en espera de que el candidato envíe los datos de pago
Listo para pagar	El candidato envió los datos y ningún buzón de finanzas verificado se está ocupando del pago
Enviando a finanzas	Kit puso en cola la solicitud de pago segura, pero la entrega todavía no se ha aceptado
En finanzas	El buzón de finanzas configurado ha aceptado para entrega una solicitud de pago segura
Requiere atención	La entrega falló tras los reintentos automáticos; vuelve a enviar la solicitud o usa el flujo manual
Pagado	El equipo marcó el pago como realizado (factura o PayPal)
Donado	El equipo confirmó la donación benéfica

En resumen

1. Completa en Configuración de contratación los datos de pago de la empresa que verán los candidatos
2. Opcional: añade y verifica un Buzón de pagos de finanzas independiente
3. Activa el pago en las etapas deseadas y establece el importe y la moneda
4. Publica la oferta de empleo y deja que los candidatos presenten su candidatura
5. Cuando los candidatos entreguen el trabajo de una etapa remunerada, se les pedirá que envíen sus datos de pago
6. Supervisa el panel de pagos y las cronologías de actividad
7. Envía o reintenta las solicitudes desde la página del pago; cada sustitución desactiva el enlace anterior
8. Deja que finanzas registre los pagos y las donaciones desde los enlaces seguros o utiliza el flujo manual alternativo
9. Para las donaciones, verifica por tu cuenta la organización indicada por la persona candidata y registra una referencia