Przypomnienia o utknięciu w procesie

Jak Kit przypomina osobie, która ma wykonać kolejny krok w rekrutacji, żeby kandydat nigdy nie czekał w nieskończoność.

Po co to?

Większość opóźnień w rekrutacji to nie decyzje — to cisza. Recenzent zamierza wypełnić swoją kartę oceny „później”, menedżer rekrutacji zwleka z werdyktem, a mocny kandydat czeka tydzień na odpowiedź. Każdy taki cichy dzień kosztuje Cię dobrych ludzi. Przypomnienia o utknięciu pilnują Twojego pipeline’u i delikatnie trącają osobę, która ma wykonać kolejny krok — na Slacku, zanim kandydat utknie.

Zasada przewodnia: niech kandydat idzie dalej — każde przypomnienie jest ułożone wokół osoby, która czeka, a nigdy jako „spóźniasz się”.

Co jest pilnowane

Kit raz dziennie sprawdza Twoje aktywne pipeline’y i szuka trzech rodzajów utknięcia:

Utknięcie	Kto dostaje przypomnienie	Kiedy
Czeka na ocenę	Każdy recenzent, który nie wysłał karty oceny na etapie oceny zespołu	Kandydat siedzi na tym etapie dłużej niż do dnia pierwszego przypomnienia
Utknął na etapie	Osoby prowadzące rekrutację na to stanowisko	Kandydat siedzi za długo na dowolnym etapie spoza oceny
Kandydat czeka na nas	Osoby prowadzące rekrutację na to stanowisko	Zespół za długo nie odpowiedział kandydatowi

Note

Sprawdzenie „kandydat czeka na nas” patrzy na to, czy zespół faktycznie wysłał kandydatowi maila — a nie tylko edytował aplikację. Szkic odpowiedzi, którego nigdy nie wysłałeś, nie liczy się jako odpowiedź.

Zaległe decyzje z oceny zespołu obsługuje osobne, niezależne przypomnienie i te ustawienia ich nie dotyczą.

Rytm przypomnień

Utknięcie eskaluje spokojnie, nigdy wszystko naraz. Rosnący czas oczekiwania mówi sam za siebie:

Dzień 3 — przyjazna wiadomość bezpośrednia: „to czeka na Ciebie”.
Dzień 5 — drugie przypomnienie, z przyciskami Snooze i View na pierwszym planie.
Dzień 6 — uprzedzenie: „jutro zgłoszę to na kanale zespołu, chyba że klikniesz Snooze albo przekażesz dalej”.
Dzień 7 — jeśli Twoje konto ma włączoną eskalację na kanał, Kit publikuje na Waszym kanale rekrutacyjnym notkę skupioną na kandydacie, żeby zespół mógł pomóc.

Dni od 3 do 6 to wiadomości bezpośrednie, więc każdy dostaje swoją we własnym Preferowanym języku. Wpis na kanale w 7. dniu używa za to języka kanałów konta, bo kanał nie ma jednego czytelnika.

Nikogo nigdy nie zaskakuje publiczny wpis — wiadomość z dnia 6 ostrzega wcześniej.

Jak rozbroić przypomnienie

Każda wiadomość przypominająca ma dwa przyciski:

View — przeskakuje prosto do oceny albo aplikacji w Kit.
Snooze 2 days — wstrzymuje przypomnienia dla tej pozycji na dwa dni. Działanie w Kit (wysłanie oceny, odpowiedź kandydatowi, przesunięcie etapu) samo rozwiązuje utknięcie — nie ma żadnego „oznacz jako zrobione” do kliknięcia.

Wyciszanie przypomnień

Wiadomości o utknięciu to osobna, możliwa do wstrzymania kategoria na Slacku, ustawiana indywidualnie. Otwórz Settings → Slack Notifications i wyłącz Hiring stall reminders, żeby przestać je dostawać — niezależnie od pozostałych wiadomości rekrutacyjnych. Przypomnienia respektują też tryb urlopowy — jeśli jesteś poza biurem, Kit nie odezwie się do Ciebie ani na Slacku, ani mailem.

Important

Tryb urlopowy wycisza przypomnienie tylko dla Ciebie, ale nigdy nie zostawia utknięcia kandydata bez reakcji. Jeśli nie da się dotrzeć do nikogo, kto ma coś do zrobienia — wszyscy są na urlopie, wyciszyli przypomnienia albo wypisali się z powiadomień — Kit przekazuje przypomnienie osobom prowadzącym rekrutację na to stanowisko, a w wiadomości podaje, kto jest nieobecny i do kiedy. Osoby prowadzące rekrutację, które dostały przypomnienie już w pierwszej turze, nie dostają go po raz drugi, więc przy całkowicie nieobecnym zespole eskalacja na tym się kończy, a ostatnim zabezpieczeniem zostaje eskalacja na kanał w 7. dniu (jeśli masz włączone Escalate to a channel, a ogłoszenie nie ma ograniczonego dostępu). Zaległa pozycja czeka też dalej w skrzynce ocen recenzenta na jego powrót.

Ustawienia administratora

Administratorzy konta sterują zachowaniem przypomnień o utknięciu w Hiring → Settings → Anti-stall reminders:

Send stall reminders — główny przełącznik dla całej funkcji.
Escalate to a channel — gdy włączone, nierozwiązane utknięcie trafia na Wasz kanał rekrutacyjny po wyczerpaniu prywatnych przypomnień. Domyślnie jest wyłączone — publiczne wpisy zawsze stawiają kandydata na pierwszym planie, nigdy nie wskazują osoby w nagłówku i odpalają najwyżej raz na utknięcie.

Note

Eskalacja na kanał nigdy nie odpala przy ogłoszeniu z ograniczonym dostępem. Kit nie publikuje na wspólnym kanale niczego o ograniczonym ogłoszeniu, bez względu na rodzaj utknięcia, więc prywatne wiadomości są tam całą eskalacją, niezależnie od ustawienia tego przełącznika.

Tip

Zacznij tylko od prywatnych przypomnień. Włącz eskalację na kanał, gdy zespół się oswoi — najbardziej przydaje się przy wspólnych wąskich gardłach (kandydat czeka na cały panel), a nie przy zadaniu jednej osoby.

Gdzie utknięcia widać w Kit

Poza Slackiem zaległe oceny pojawiają się w Twojej skrzynce ocen w sekcji „Overdue Reviews”, więc możesz uporać się z kilkoma za jednym posiedzeniem — wygodne, jeśli nie używasz Slacka.

W skrócie

Sprawdź, czy Send stall reminders jest włączone (Hiring → Settings)
Zdecyduj, czy włączyć Escalate to a channel (domyślnie wyłączone)
Wybierz swój kanał rekrutacyjny w kanałach powiadomień Slack, jeśli eskalujesz
Upewnij się, że etapy oceny zespołu mają przypisanych recenzentów — etap bez obsady to najłatwiejsze do przeoczenia utknięcie
Powiedz zespołowi, że w razie potrzeby mogą indywidualnie wyciszyć Hiring stall reminders